Stjórnhættir

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur er skipuð sex mönnum. Fimm, þar á meðal formaður og varaformaður, eru kjörnir af borgarstjórn Reykjavíkur og einn af bæjarstjórn Akraness. Sveitarstjórn Borgarbyggðar tilnefnir áheyrnarfulltrúa í stjórn. Formaður stjórnar má ekki taka að sér önnur störf fyrir OR. 

Stjórn ræður forstjóra fyrirtækisins, semur starfslýsingu hans og gengur frá starfslokum. Forstjóri annast allan daglegan rekstur fyrirtækisins og fer með eignarhluti í dótturfélögum OR. Forstjóri OR má ekki vera í stjórn OR og stjórnarmenn í OR mega ekki sitja í stjórn dótturfélags. Forstjóri OR er formaður stjórna tveggja af dótturfélögum OR, Orku náttúrunnar og Gagnaveitu Reykjavíkur.

Kveðið er á um verkaskiptingu forstjóra og stjórnar í starfsreglum stjórnar og starfslýsingu forstjóra.

Stjórn OR leggur áherslu á gegnsæi í störfum sínum og fundargerðir stjórnarfunda auk fundargagna, sem ekki ríkir um trúnaður, eru öllum aðgengilegar á vef fyrirtækisins. Í fundargerðirnar eru meðal annars skráðar allar ákvarðanir stjórnar og stjórnarmenn hafa rétt á að bóka stuttlega um afstöðu sína til einstakra mála. 

Eigendastefna OR kveður á um að laun stjórnenda skuli standast samanburð við sambærileg störf, þó að teknu tilliti til þess að fyrirtækið er í eigu opinberra aðila og skulu kjörin ekki vera leiðandi á vinnumarkaði. Árlega endurskoðar starfskjaranefnd stjórnar OR laun forstjóra með tilliti til markmiða og mælikvarða fyrirtækisins. Engin bein tenging er á milli launa forstjóra eða annarra stjórnenda og tiltekinna mælikvarða í rekstrinum, fjárhagslegra eða annarra. Í starfsmannaviðtölum, þar á meðal við stjórnendur hjá samstæðunni, er byggt á gildum samstæðunnar og frammistaða meðal annars metin út frá þeim og fleiri ófjárhagslegum þáttum. Gildin eru; framsýni, hagsýni og heiðarleiki.

Fjárhæð stjórnarlauna, launa forstjóra og annarra æðstu stjórnenda er tilgreind í ársreikningi OR.

OR á aðild að Samtökum atvinnulífsins í gegnum aðild sína að Samorku, samtökum orku- og veitufyrirtækja. OR semur við verkalýðsfélög í samvinnu við SA. OR á ennfremur í ýmsum öðrum samskiptum við stéttarfélög. Starfsfólki er frjálst að vera í því stéttarfélagi sem það kýs eftir því sem reglur vinnumarkaðarins mæla fyrir um eða að standa utan stéttarfélags.

Fyrirtækið gerir einstaklingsbundna ráðningarsamninga, byggða á kjarasamningum stéttarfélaga, við alla fastráðna starfsmenn. Í þeim er meðal annars kveðið á um laun. Verkkaup OR eru umfangsmikil af misstórum fyrirtækjum. OR hefur ekki tölur um umfang verktöku einstaklinga eða hversu stór hluti tekna viðkomandi er vegna vinnu fyrir samstæðuna.

Fjallað er um réttindi starfsfólks verktaka í kafla um samfélagsmál.

Það er skráð og opinber stefna OR að beita opnum útboðum við kaup á vörum, þjónustu og verkframkvæmdum og að hagstæðasta tilboði sé tekið. Að öðrum kosti skal beita lokuðum útboðum, verðfyrirspurnum meðal sem flestra, beinum samningum eða beinum innkaupum. Hversu hagstæð tilboð eru er oft metið með tilliti til fleiri þátta en verðs. Þar á meðal eru öryggismál, umhverfismál og þá eru ákvæði í útboðsgögnum til að berjast gegn kennitöluflakki. 

OR hefur innleitt keðjuábyrgð í verksamningum í því skyni að standa vörð um réttindi starfsfólks verktaka og undirverktaka þeirra. Verktakamat er byggt á frammistöðu þeirra í öryggismálum, umhverfismálum, gæðum verks og gagnaskilum. Ef frammistaða í verktakamati er óviðunandi er viðskiptum hætt, að minnsta kosti tímabundið.

Á árinu 2017 var tilboði í eitt verk hafnað í samræmi við aðgerðir OR gegn kennitöluflakki.

Siðareglur OR byggja á heiðarleika, sem er eitt af gildum Orkuveitu Reykjavíkur. Siðareglurnar eru skráðar og opinberar og eiga að hjálpa starfsfólki að láta heiðarleika, virðingu og jafnrétti einkenna öll samskipti hvort sem er við viðskiptavini, samstarfsfólk, stjórn, verktaka eða aðra hagsmunaaðila. Þær eru ekki tæmandi og leysa okkur ekki undan undan þeirri ábyrgð að reiða okkur á eigin samvisku þegar siðferðileg álitamál ber upp. 

Siðareglur voru fyrst settar af stjórnendum fyrir OR árið 2000 og voru yfirfarnar, endurskoðaðar og samþykktar af stjórn OR á árinu 2017. Þær eru hluti starfsreglna stjórnar. Þær eru kynntar nýjum starfsmönnum og eru öllu starfsfólki aðgengilegar. Telji starfsmaður brotið gegn reglunum eða stendur frammi fyrir siðferðilegu álitamáli getur hann leitað til yfirmanns eða samstarfsmanns sem hann treystir. Telji starfsmaður brot á reglunum bitna á sér, svo sem vegna eineltis eða áreitni, getur hann einnig leitað beint til ytri ráðgjafa og við tekur skráð ferli, þar sem gætt er nafnleyndar, sé þess óskað.

Hjá OR er skráð verklag um meðferð mála þegar ætla má að starfsmaður eða stjórnandi hafi brotið gegn reglum fyrirtækisins eða hafi orðið uppvís að sviksemi í starfi. Verklagsreglan er öllu starfsfólki aðgengileg. Vakni grunur um brot ber að tilkynna það næsta yfirmanni eða innri endurskoðanda fyrirtækisins sem ber að upplýsa um það en gæta trúnaðar við meðferð slíkra upplýsinga, þar með talið að gæta leyndar um nafn tilkynnanda. 

Stjórnendur OR, framkvæmdastjórar og forstöðumenn bera ábyrgð á innra eftirliti hver á sínu sviði. Gæðamál bera ábyrgð á að innri eftirlitskerfi OR séu virk. Gæðakerfi OR njóta óháðrar vottunar ytri aðila. OR fylgir stöðlum Samtaka innri endurskoðenda um framkvæmd innri endurskoðunar. Innan OR starfar regluvörður sem hefur eftirlit með upplýsingagjöf til kauphallar og Fjármálaeftirlits.

OR hefur eingöngu starfsemi á Íslandi og lýtur starfsemin því alfarið íslenskum skattalögum. Við lögboðna uppskiptingu OR, í ársbyrjun 2014, varð núverandi samstæðumynd til. Þrennt einkennir hana í skattalegu tilliti:

• Móðurfélagið er sameignarfyrirtæki og greiðir hærri tekjuskatt en hlutafélög. Á móti eru arðgreiðslur til eigenda skattfrjálsar.
  
• Umfangsmestu dótturfélögin – Veitur og Orka náttúrunnar – eru hlutafélög sem eru samsköttuð í áhættuvarnaskyni.
  
• Rekstur vatns- og fráveitu er í sérstöku sameignarfyrirtæki en þessi skylduverkefni sveitarfélaga bera ekki tekjuskatt. 

Skýrsla KPMG um skattasporið er í viðhengi.

Fjöldamargir þættir ráða því hvort starfsemi OR og dótturfyrirtækjanna - Veitna, Orku náttúrunnar og Gagnaveitu Reykjavíkur - stenst tímans tönn, er sjálfbær. Í þessari samþættu skýrslu er gerð grein fyrir þeim þáttum sem OR telur mikilvægasta. Að skýrslunni útgefinni verður haft samráð við hagsmunaaðila að rekstrinum til að kalla eftir áliti þeirra á því hvort áríðandi þættir séu útundan. OR lítur því þá á þessa skýrslu sem árlega sjálfbærniskýrslu fyrirtækisins. Á vefjum fyrirtækjanna er að finna ýmsar upplýsingar um umhverfismál, fjármál og starfsmannamál sem uppfærðar eru oftar en árlega.

Við gerð sjálfbærniuppgjörs OR er stuðst meðal annars við leiðbeiningar sem Nasdaq á Íslandi og Norðurlöndunum gáfu út í mars 2017. Leiðbeiningar Nasdaq byggja á ráðleggingum sem settar voru fram árið 2015 af Sameinuðu þjóðunum, Samtökum um sjálfbærar kauphallir (Stustainable Stock Exchange Initative) og vinnuhópi hjá Alþjóðasamtökum kauphalla (World Federation of Exchange). Einnig var bætt við tilvísunum í Heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun, þar sem það á við, og tekið tillit til laga um breytingar á lögum um ársreikninga nr. 3/2006, með síðari breytingum (einföldun og innleiðing ársreikningatilskipunar 2013/34/ESB), nr. 73/2016

Fyrirtækið Ábyrgar lausnir ehf. var fengið af stjórnendum OR til að veita leiðbeinandi ráðgjöf og aðstoð við innleiðingu og úttekt á sjálfbærniupplýsingum þessa uppgjörs til að auka gegnsæi og skapa traust um upplýsingagjöfina.  

Ábyrgar lausnir ehf. sérhæfir sig í ráðgjöf og lausnum varðandi þá þætti er falla undir samfélagsábyrgð og sjálfbærni í rekstri skipulagsheilda.  Slík aðstoð frá þriðja aðila tryggir bæði áreiðanleika og gæði skýrslunnar.

Umhverfisþættir skýrslunnar voru endurskoðaðir af VSÓ ráðgjöf og ytri fjárhagslegir endurskoðendur OR eru KPMG.